Publications de Presse Burundaise, Rohero I Avenue de la JRR N°17 Immeuble le SAVONNIER, Téléphone standard : (257) 22 22 62 32, Fax :(257) 22 22 58 94, email: pressequotidienne@yahoo.fr

ARCHIVAGE NUMERIQUE> Son importance pour les documents administratifs

Elle permet la conservation de façon durable et l’accessibilité rapide

0000aszerL’archivage numérique permet l’accessibilité rapide et en temps réel ainsi que la conservation durable des documents administratifs. Cela ressort de l’entretien que la rédaction du journal « Le Renouveau du Burundi » a mené, avec le directeur du département de la Documentation et pressothèque au sein de la direction générale des publications de presse burundaise, Nathan Ntahondi, le jeudi 30 janvier 2020.

Le directeur du département de la Documentation et pressothèque a indiqué que la définition de l’archivage numérique part de l’idée de l’évolution des technologies de l’information et de la communication (Tic). Celles-ci sont des outils qui permettent de transmettre et de recevoir des images, des textes, des sons, … de toute nature à une longue distance. Par l’archivage numérique, a- ajouté M. Ntahondi, il faut comprendre également cet ensemble d’actions qu’il faut mener pour identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques.Au niveau de l’administration, a dit M. Ntahondi, il y a des correspondances qui font qu’il y ait cette transmission des règles et documents au niveau de l’institution ou de l’entreprise donnée. La transformation numérique passe par l’archivage électronique. Avec l’évolution technologique qui s’observe actuellement, on prépare ces documents via les outils de communication électroniques notamment les caméras, les ordinateurs, etc.  Selon M. Ntahondi, l’archivage digital qui désigne le stockage à long terme des documents et des données numériques va finalement permettre la conservation de façon durable de ces derniers  afin que les gens puissent y avoir accès. 

La vérification rapide en cas d’une situation confuse

Pour le directeur du département de la Documentation et pressothèque, l’accessibilité des documents aujourd’hui, avec les outils de communication numériques, est facile. Avec l’ancien système de communication qui rend obsolète certains systèmes de communication, celle-ci n’est pas bonne ni ne se fait pas à temps  parce que les gens n’ont pas l’information en temps réel. « Aujourd’hui, avec l’archivage numérique, il y a des documents en ligne et des documents dans les ordinateurs organisés sous forme de données numériques quitte à ce que les personnes aient accès à ces derniers de façon durable », a souligné M. Ntahondi. L’accès facile à l’information permet la vérification rapide quand il survient un cas d’une situation confuse.M. Ntahondi a fait savoir que la conservation physique des documents présente des inconvénients comme les intempéries qui occasionnent l’usure et la perte de ces documents. Mais avec la nouvelle donne de l’archivage numérique, il y a lieu de trouver l’information voulue si on est connecté. Selon lui, les administrations échangent les informations grâce à l’archivage numérique. « Aujourd’hui, la numérisation des lois, des règles administratives privilégie les méthodes qui rendent faciles leur accessibilité » a-t-il fait remarquer.  Quant à la sécurité de ces documents, M. Ntahondi a indiqué qu’il n’y a pas de sécurité absolue en informatique, raison pour laquelle l’archivage électronique n’est pas une solution toute faite en ce qui concerne la tricherie. Ezéchiel Misigaro

Ouvrir